Как выбрать информационную систему
для салона оптики

Выбор программы автоматизации - важный этап, с которым сталкивается каждый бизнес
на определенной ступени своего развития. Салоны оптики, офтальмологические кабинеты не являются исключением, особенно, если оптика имеет несколько торговых точек, складов хранения, большой пул поставщиков и клиентов. Для эффективного управления бизнесом, взаимодействия с пациентами и контрагентами понадобится специализированная программа. Корректно подобранное программное решение позволяет выстроить
и оптимизировать внутренние процессы, повысить качество обслуживания клиентов, коммерческую эффективность и рентабельность, а также обеспечить соответствие законодательным требованиям, в частности требованию по взаимодействию с ЕГИСЗ.

Да, нужно. Ключевая причина – действующее лицензионное требование. Требование, согласно которому специалисты медицинской организации обязаны вносить данные
в ЕГИСЗ, установлено на основании нескольких нормативных актов, включая Постановление Правительства РФ N 852 от 1 июня 2021 года, 323-ФЗ от 21 ноября 2011 года. Данное требование распространяется на юридических лиц всех форм собственности,
в том числе на индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица.

То есть, если в вашем салоне оптики есть лицензия на медицинскую деятельность, вы работаете как ООО, ОАО, ИП, в салоне ведет прием офтальмолог или оптометрист, то вам необходимо подключиться к единой информационной системе и передавать медицинские документы по итогу проведенной диагностики зрения в ЕГИСЗ, в частности, в подсистему РЭМД. Работать с единой информационной системой оптика может через программное решение, которое имеет интеграцию с ЕГИСЗ. Поэтому, выбирая систему автоматизации салона оптики, важно сразу озаботиться, чтобы она уже «умела работать» с ЕГИСЗ.

Информационная система может реализовать интеграцию с ЕГИСЗ несколькими способами: подключится и передавать данные напрямую, либо работать с федеральной системой через специализированного оператора. Ниже приведем обзор программных решений, интегрированных с платформой N3.Health, которая является официальным оператором ЕГИСЗ с 2019 года.

На текущий момент специализированного СЭМДа (структурированного электронного медицинского документа) для офтальмологов не разработано. Для работы с РЭМД оптики могут использовать либо Протокол консультации (СЭМД 119 или СЭМД 227),
либо Медицинское заключение (СЭМД 204).

После проведения клиенту диагностики зрения, офтальмолог, либо оптометрист заполняет соответствующий электронный документ в программе, установленной в салоне оптики, подписывает сформированный СЭМД электронной подписью и отправляет документы
на регистрацию в РЭМД в автоматическом режиме. Функционал работы с федеральной системой органично вписан в интерфейс программного решения и сводится к нажатию нескольких клавиш. При этом важно помнить, что документ должен быть отравлен в РЭМД в течение одного рабочего дня после оказания медпомощи.

Для корректной регистрации в РЭМД, документы должны быть оформлены полно
и качественно. Нужно указать правильно ФИО, дату рождения, СНИЛС пациента. Документы, зарегистрированные в РЭМД, по запросу пациента могут быть отражены в его личном кабинете на портале «Госуслуг».

Когда вопрос с выполнением нормативных требований в части ЕГИСЗ закрыт,
то в остальном при выборе системы автоматизации, важно отталкиваться от масштабов
и особенностей конкретного бизнеса.

Вот ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание при выборе программы автоматизации оптик:

Программа управления оптикой должна обеспечить следующие возможности:

Убедитесь, что программа совместима как с вашим текущим медицинским оборудованием, которое вы используете для диагностики (если оно предусматривает интеграцию),
так и с не-медицинским, таким как кассовые аппараты, сканеры штрих-кодов, принтеры
и так далее.

Проверьте, поддерживает ли система интеграции с другими программами, которые вы используете, например, с CRM-системами, системами телефонии, маркетинговой аналитики, бухгалтерским программным обеспечением, вашими сайтами и онлайн-ресурсами, медицинскими агрегаторами. Это позволит создать единую экосистему управления бизнесом.

Интерфейс системы должен быть интуитивно понятен и удобен для всех ваших сотрудников: администраторов, оптометристов, управляющих. Оцените, насколько легко будет обучить персонал работе с новой системой. Некоторые поставщики ИТ-решений предлагают демо-версии или бесплатные пробные периоды, чтобы оценить удобство использования перед покупкой – не пренебрегайте возможностью протестировать программу перед внедрением.

Узнайте, какая техническая поддержка предоставляется поставщиком. Важно, чтобы была доступна оперативная помощь в случае возникновения проблем. Также уточните, какие обновления и улучшения планируются в будущем.

Сравните стоимость различных предложений. Обратите внимание не только
на первоначальные затраты, но и на возможные дополнительные расходы, такие как оплата за обновления, поддержку, обучение персонала. Предусмотрите потенциальные затраты на расширение функционала программы в случае роста бизнеса.

Изучите отзывы других пользователей этой системы. Посмотрите, как другие салоны оптики оценивают функциональность, удобство использования и техническую поддержку выбранной вами информационной системы.

Если ваш бизнес планирует расти, убедитесь, что система способна масштабироваться вместе с вами. Она должна поддерживать увеличение количества ваших торговых точек, числа персонала, объема клиентской базы, расширение видов и номенклатуры товаров
и услуг.

Возможность доступа к системе через веб-браузер и мобильные устройства может быть полезной для медицинского персонала, владельцев бизнеса, управляющего
и сотрудников, ответственных за продажи и коммуникацию с клиентами, позволяя оптимизировать рутинные процессы и одновременно контролировать работу салона
в любое время и из любого места.

Программа должна иметь необходимые сертификаты и аттестаты информационной безопасности. Запросите документы у разработчика перед принятием решения о выборе системы.

Выбор и использование программы с уже интегрированной передачей данных
в федеральную систему не только помогает оптикам соответствовать законодательным требованиям, но также предоставляет владельцам этого бизнеса несколько важных преимуществ:

Медицинские заключения, зарегистрированные в РЭМД ЕГИСЗ, доступны пациентам
на портале Госуслуг в разделе «Мое здоровье». Это способствует преемственности медицинского обслуживания: информация о состоянии органов зрения и проведенной диагностике, рекомендациях по коррекции зрения доступна пациенту в любое время,
что облегчает последующее обращение за медицинскими услугами к профильным специалистам – вся важная информация в хронологическом порядке всегда под рукой
у пациента, не нужно ничего вспоминать и додумывать.

Также, не требуется тратить время сотрудников оптики в случае обращения клиента
за выдачей дубликата документа. Электронные медицинские документы доступны пациентам на портале Госуслуг 24/7 или в специализированных приложениях, например,
в приложении для пациента и врачей MILA.

Налаженное взаимодействие с федеральной системой демонстрирует уверенность салона оптики в качестве предоставляемых ей услуг и оказываемой медпомощи, а также подчеркивает открытость перед клиентами и государственными органами.

Работа в информационной системе, регистрация меддокументов в РЭМД освобождает салоны оптики от необходимости хранить бумажные дубликаты этой документации,
тем самым снижая затраты на содержание архивов. Кроме того, платформа N3.Health обеспечивает дополнительное архивное хранение зарегистрированных в РЭМД медицинских документов на защищённых серверах, соблюдая все отраслевые требования к срокам хранения.

Если у вас возникли вопросы по выбору программного обеспечения или подключения вашего салона оптики к РЭМД, специалисты N3.Health готовы предоставить необходимую консультацию. Обращайтесь!