Электронная подпись для клиники
22.06.2023
Что такое ЭП в медицине лучше всего описывает Приказ Министерства здравоохранения РФ от 07.09.2020 г. № 947, который вступил в силу с 1 февраля 2021 года. Он направлен на переход медицины на электронный документооборот (ЭДО) и определяет порядок ведения (формирование, подписание и хранение) медицинской документации в электронном виде, а также содержит требования к обмену документами и передачу данных в единую государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ). Одним из неотъемлемых условий организации ЭДО в клинике является наличие у всех врачей личной электронной подписи (ЭП).
ЭЦП – что это такое?
ЭЦП (электронная цифровая подпись) — это цифровой эквивалент собственноручной подписи для заверки электронных документов. При использовании ЭЦП подтверждение подлинности электронного документа и идентичность его отправителя происходит с применением криптографических методов.
Стоит отметить, что прочно вошедшее в обиход определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) с 1 января 2014 года устарело со вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2011 г. 63-ФЗ «Об электронной подписи» и не используется в официальной терминологии.
Виды подписей
В соответствии с 63-ФЗ существует три вида ЭП:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — это цифровой аналог ручной подписи, используемый для удостоверения личности отправителя и подтверждения целостности данных в электронных документах. ПЭП обычно не содержит защищенных элементов идентификации и может быть представлена в виде сканированного изображения подписи, введенного пароля или PIN-кода.
- Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) — это вид электронной подписи, предоставляющий дополнительные гарантии идентификации подписывающего лица и защиты от изменений данных. Хотя она не соответствует уровню квалифицированных сертификатов для электронных подписей, усилена мерами, повышающими ее безопасность по сравнению с простыми неквалифицированными электронными подписями.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это вид электронной подписи, который предоставляет высший уровень безопасности и юридической значимости. УКЭП основывается на квалифицированных сертификатах, которые выдаются удостоверяющими центрами сертификации, и позволяет однозначно идентифицировать подписывающего лица, а также гарантировать неизменность документа после его подписания. Этот вид подписи является самым защищенным и может применяться для заверения любых электронных документов.
Врачу важно понимать, как сделать УКЭП, поскольку именно этот вид подписи требуется для подписания медицинских документов пациентов. Кроме УКЭП медработника электронный медицинский документ должен быть подписан УКЭП организации (руководителя клиники или лица, уполномоченного руководителем медицинской организации действовать от ее имени).
Зачем медицинским работникам нужна ЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись — это равнозначная собственноручной подпись врача только в электронном виде. Зачем врачу электронная подпись? Она позволяет юридически заверить любой медицинский документ, относящийся к пациенту и содержащий в себе информацию из его истории болезни.
Использование УКЭП медработником помогает ему и медорганизации, в которой он работает, не только выполнить действующие требования законодательства, но и получить ряд преимуществ:
- экономит время и силы на подписание документов вручную;
- практически исключает возможность потери или подделки документа;
- гарантирует безопасное и удобное хранение документации — электронный медицинский архив не занимает физические площади;
- сокращает расходы на печать и бумагу;
- стимулирует более пациентоориентированный подход — врачи могут уделять пациентам больше времени за счет автоматизации процессов работы с документами;
- дает возможность врачам оперативно предоставлять коллегам из других медорганизаций доступ к электронным истории болезни, результатам диагностических исследований, рецептам по пациенту для оказания максимально эффективной помощи;
- упрощает взаимодействие с контрольно-надзорными органами, в том числе обеспечивает автоматическую проверку больничных, подписанных электронной подписью, перед отправкой в ФСС — минимизируется риск штрафов за некорректное оформление бланков;
- помогает передавать данные по случаям медицинского обслуживания в ЕГИСЗ (подсистема РЭМД), как того требует законодательство.
Для подписания каких документов используется электронная подпись
Согласно Приказу Минздрава № 947, каждая клиника самостоятельно определяет сроки перехода на электронный документооборот и перечень документов для перевода в цифровой формат.
От медорганизации, которая перешла на ЭДО, может потребоваться документ в бумажном виде при соответствующем запросе в форме отдельного письменного заявления от пациента или его представителя.
В числе документов для подписания которых применяется усиленная электронная подпись врача:
- Протоколы консультаций, инструментальных и лабораторных исследований
- Направления на госпитализацию, реабилитацию, обследования, консультации, МСЭ
- Результаты медосмотров
- Рецепты на лекарственные препараты
- Больничные листы
- Свидетельства о рождении
- Выписные эпикризы
С полным перечнем документов можно ознакомиться в соответствующем реестре нормативно-справочной информации системы здравоохранения на сайте ФНСИ.
Где и как получить УКЭП
В техническом смысле УКЭП — это файл, где хранится информация в зашифрованном виде, которая подтверждает личность подписанта и подлинность подписанного документа. Он может быть записан на флешку, токен или на другие хранители.
Услуга по изготовлению квалифицированной электронной подписи — платная (если делать через удостоверяющие центры), бесплатная (если делать самостоятельно через Госуслуги). Разберемся, как и где получить УКЭП:
- ЭП для медиков
В настоящее время на врача клиники может быть оформлена как УКЭП физического, так и должностного лица. Однако с 1 сентября 2023 года сотрудники медорганизации смогут подписывать документы только сертификатом физлица с прикреплением машиночитаемой доверенности (МЧД). Подпись врача, выданная как сотруднику клиники, перестанет иметь юридическую силу. Вместе с тем, в соответствии с изменениями, внесенными в федеральные законы № 476-ФЗ и № 443-ФЗ, оформленные до 1 сентября электронные подписи сотрудников организаций можно будет использовать без МЧД до конца их срока действия, но не позже, чем до 31 августа 2024 года.
Для оформления усиленной квалифицированной электронной подписи физлица нужно обратиться в аккредитованный Минкомсвязи удостоверяющий центр (АУЦ). Потребуются следующие документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, заявление на изготовление электронной подписи, сертифицированного токена (про необходимость токена и о том где его получить нужно уточнить в АУЦ, в который обращаетесь) и универсальной лицензии «КриптоПРО».
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, подписанный электронной подписью руководителя организации или нотариуса. Доверенность должна быть зарегистрирована в ФНС. У физлица (сотрудника) будет возможность скопировать номер доверенности или скачать ее. Проверка наличия МЧД доступна в реестре машиночитаемых доверенностей на сайте ФНС.
- ЭП для медицинской организации
Электронную подпись юридическому лицу (гендиректору клиники) или индивидуальному предпринимателю выдают доверенные лица удостоверяющего центра ФНС России. В перечень необходимых документов входят: выписка из ЕГРЮЛ, паспорт, ИНН физлица, заявление на изготовление электронной подписи, сертифицированного токена (про необходимость токена и о том где его получить нужно уточнить в АУЦ, в который обращаетесь) и универсальной лицензии «КриптоПРО». Для юрлица также потребуется копия устава, а для ИП — свидетельство о регистрации.
УКЭП готовится в течение суток. Срок действия для физлица составляет до 1 года, для юрлиц и ИП — до 15 месяцев.
Проверить подлинность электронной подписи можно через специальный сервис на Госуслугах, а срок действия подписи с помощью КриптоПро или других способов, которые должен сообщить удостоверяющий центр, выпускающий УКЭП.
Скачать чек-лист N3.Health «Как получить электронную цифровую подпись для РЭМД».
Кому из медицинских сотрудников нужна электронная подпись
Врачам — чтобы заверять меддокументы, создающимися в процессе работы с пациентами.
Главному врачу — чтобы подписывать медицинские документы, договоры, отчеты от лица медучреждения.
- Фельдшерам — чтобы выписывать юридически значимые рецепты и работать с выписками больничных сроком до 10 дней.
- Работодателю, то есть самой медицинской организации — чтобы подписать больничные листы сотрудников и отправить их в ФСС.
- Сотрудникам статотдела — чтобы отправлять данные о больничных листах в страховой фонд.
Взаимодействие с РЭМД
Чтобы взаимодействовать с ЕГИСЗ, с подсистемой РЭМД, (тем самым выполнять лицензионные требования) и другими ведомствами, медицинский документ должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью. При работе клиники с РЭМД действуют следующие правила:
Вся документация должна быть отправлена и зарегистрирована в РЭМД течение 1 рабочего дня после ее создания.
В случае внесения изменений или исправлений в электронный документ, должна формироваться и подписываться его новая версия, которая тоже требует регистрации в РЭМД.
- Для передачи документов в РЭМД в клинике должна быть установлена медицинская информационная система (МИС), которая в целом обеспечивает ведение электронного документооборота, и настроено подключение МИС к ЕГИСЗ МЗ РФ. Избежать высокие финансовые, трудовые и временные затраты позволяет подключение к системе через оператора иной информационной системы.
Взаимодействие клиники с РЭМД также позволяет медорганизации стать более пациентоориентированным, поскольку медицинские данные отображаются на Госуслугах — пациенты клиники получают возможность отслеживать свои меддокументы в личном кабинете в разделе «Мое Здоровье».
Подключение частых клиник к ЕГИСЗ через N3.Health ИЭМК
Преимущества интеграции МИС клиники с N3.Health:
Позволяет выполнять действующие требования законодательства (ПП РФ № 852 от 01.06.2021 г. и ПП № 140 от 09.02.2022 г.) — обмениваться медицинскими документами с федеральными и региональными информационными системами в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ и РЕГИСЗ).
Обеспечивает доступ врачей клиники к полной электронной истории болезни пациента, где содержатся данные из других лечебных учреждений, как государственных, так и частных. Помогает более качественно оказывать помощь пациентам.
Дает возможность оперативно делиться данными с филиалами и партнерами за счет объединения нескольких МИС.
Гарантирует безопасное хранение электронных документов на платформе N3.Health в течение 25 лет и более с защитой персональных данных по 152-ФЗ. Помогает сократить расходы на хранение архивов на своих мощностях.
Удобное и оперативное подключение при квалифицированной поддержке специалистов N3.Health. Доступны 2 варианта интеграции: через прямое подключение к платформе N3.Health или через представителей МИС, установленной в клинике.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Реализация необходимых доработок в части работы ЕГИСЗ с МЧД (появление соответствующего функционала со стороны ЕГИСЗ и интеграция Минздрава и Минцифры России) запланирована в первом полугодии 2024 года (предварительно конец первого — начало второго квартала). Когда функционал будет досогласован между всеми участниками процесса, реализован и выпущен в промышленную среду, будет представлена подробная схема передачи ЭП с МЧД в ЕГИСЗ для МИС медорганизаций.
Блок в СЭМД с первой подписью — подпись медработника, который формирует документ. При прохождении валидации данной УКЭП на стороне ЕГИСЗ осуществляется проверка подлинности подписи в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ), ее выпустившем, и проверка согласно данным ФРМР того, что подписавший документ медработник в указанный период работает в медорганизации, в которой был создан этот медицинский документ.
Проверка подписей медицинских работников выполняется по данным в личном деле ФРМР. Информация о всей структуре занятости медработника должна содержаться в личном деле в ФРМР (где работает, на каких должностях, ставках, данные о совместительстве и т. д.) Этой информации достаточно, чтобы проверить подпись физлица.
Блок в СЭМД со второй подписью — подпись медицинской организации. Данная УКЭП будет состоять из переданных сведений об уполномоченном лице медогранизации (то есть УКЭП физлица) и информации о МЧД (файл в формате XML, который также содержит в себе УКЭП уполномоченного лица).
При этом ЕГИСЗ не планирует принимать ни саму МЧД, ни ЭП, которая удостоверяет неизменность МЧД. Предполагается, что вместо этого информация о МЧД будет:
- передаваться в единый реестр МЧД Минцифры России;
- размещаться в запросе на регистрацию СЭМД в РЭМД ЕГИСЗ в минимальном виде (у такого-то подписанта такие-то реквизиты от такой-то даты), достаточных для валидации наличия/отсутствия данной доверенности при обращении ЕГИСЗ к единому реестру МЧД.
Кратко о новом алгоритме проверки подписи медорганизации:
1. Поддерживается ОГРНИП
2. Если нет ОГРН/ОГРНИП в подписи указанной в блоке подпись МО, то проверка происходит по наименованию медорганизации (если не совпадает с ФРМО, то система выдаст ошибку)
3. Если наименования нет, проверка осуществляется по данным физлица в сертификате, проверка по сути аналогичная проверке подписей медицинских работников — поиск личного дела, проверка на дату формирования электронного медицинского документа (если личное дело есть, в той же медорганизации, от которой отправляется документ, то проверка будет пройдена успешно.
Подробнее в документе (раздел 2.4.3.1).
Параллельно с этим процессом на стороне ЕГИСЗ реализуются необходимые доработки в части обмена информацией об МЧД, запланированные в первом полугодии 2024 года (предварительно конец первого — начало второго квартала).
Из ЭП получается информация, достаточная для поиска всех личных дел в ФРМР. Например, у медработника есть несколько личных дел: основное и по совместительству. В запросе на регистрацию есть информация о медорганизации, от которой сформирован документ. Происходит поиск пересечений между личными делами и этой медорганизацией с учетом даты создания документа и на основании этого реализуется валидация.
По приказу об ЭМДО дублировать электронные документы на бумажном носителе запрещено.
Приказ 947н, п.12: «б) содержатся в журналах, которые формируются на основе электронных медицинских документов;»
Требования подписывать журнал, по крайней мере УКЭП, нет. Максимум речь может идти про простую электронную подпись (ПЭП).
Чтобы узнать подробнее о сервисе N3.Health ИЭМК и передаче данных в РЭМД (ЕГИСЗ), обращайтесь к нашим специалистам, либо заполните форму ниже.
Позвоните нам или закажите консультацию
