Что такое ERP-система для медицинских организаций
20.02.2024
ERP-система (Enterprise Resource Planning — система планирования ресурсов предприятия) — это комплексное программное обеспечение, которое объединяет функциональность различных подразделений организации в единую базу данных, что позволяет обеспечить целостность информационного потока и его доступность для всех заинтересованных сторон.
Благодаря ERP можно консолидировать данные из разных программных продуктов: формировать сложные отчеты в разных разрезах, сводить отчеты по методу план-факт, соотносить данные с определенными показателями. Задача ERP-системы заключается не в демонстрации данных, а в их сложном преобразовании и выполнении многоуровневых расчетов (например, соотнесение реального финансового результата с плановой бизнес-моделью, выявление элементов, где было превышение или, наоборот, невыполнение плана продаж или плана затрат и т. п.)
Задачи ERP для медицинских организаций
В контексте медицинских организаций, преимущественно крупных, такая система становится востребованным инструментом для управления широким спектром задач:
- Финансовое прогнозирование, планирование, план-фактный и факторный анализ.
- Сопоставление фактических показателей с плановыми бизнес-моделями, особенно если такая модель не одна (например, при планировании рассчитывалась пессимистичная и оптимистичная бизнес-модели).
- Выявление факторов, повлиявших на конечный результат в виде прибыли (достижение определенного уровня прибыли / выполнение планов продаж / экономия затрат).
- Соотнесение показателей с аналогичными за предыдущие периоды (месяц к месяцу, год к году, квартал к кварталу и т. д.) или с нормативными показателями.
- Расчет себестоимости медицинских услуг, особенно тех, которые могут включать ненормированный состав в зависимости от каждого отдельного случая медобслуживания пациента.
- Учет движения товарно-материальных ценностей (оборудование для клиники, амортизация, ТО), медикаментов и расходных материалов (закупка, хранение, движение между подразделениями, списание, контроль сроков годности, холодовые цепи, контроль дат поверки).
- Управление фондом оплаты труда, расчет выплат каждому отдельному сотруднику (особенно востребовано для медицинского персонала, у которого, как правило, есть основная часть выплаты и KPI в виде разных процентов от стоимости оказанных услуг по ОМС, ДМС, или от выручки платных услуг).
- Контроль взаиморасчетов с поставщиками и посредниками (со сторонними лабораториями, страховыми компаниями и т. д.), в том числе, если у них есть динамические скидки, система может подсказать оптимальный объем закупки для получения лучшей цены.
- Анализ расписания работы сотрудников (в частности, врачей и младшего медицинского персонала), формирование отчета по объемам загрузки рабочего времени персонала для выявления узких мест и оптимизации. Это важно, поскольку клинике очень дорого обходится врач, у которого низкая загрузка рабочего времени пациентами.
- Оценка и сопоставление экономических результатов между филиалами, центрами финансовой ответственности (расчет объема загрузки, выручки и прибыли на 1 м²; общей и полезной площади торговой точки), если клиника сетевая.
ERP — очень гибкая система, которая позволяет делать нужные конкретной клинике управленческие расчеты по вашим собственным алгоритмам.
Сложность работы лечебных учреждений требует особенно тщательного подхода к координации внутренних процессов, и ERP-системы помогают достичь нужной синхронизации процессов и прозрачности действий на всех уровнях организации.
Каковы же ключевые возможности, преимущества и недостатки ERP-систем для медицинских организаций и какие основные аспекты нужно учесть при выборе и имплементации таких систем в условиях коммерческой медицины.
Виды ERP
Существует несколько видов ERP-систем, каждый из которых обладает своими нюансами и выгодами:
Универсальные vs Отраслевые
Универсальные ERP подходят для широкого спектра отраслей и часто имеют модульную структуру, позволяющую настроить систему под конкретные нужды бизнеса. Отраслевые же ERP разрабатываются с учетом специфики определённой сферы деятельности и предоставляют функционал, который может быть неактуален за её рамками.
Облачные vs Локальные
Облачные решения хранят данные на удалённых серверах провайдера и доступны через интернет, что уменьшает начальные инвестиции в IT-инфраструктуру и упрощает масштабирование. В отличие от них, локально развернутые системы требуют значительных первичных вложений, но предоставляют полный контроль над данными и инфраструктурой.
Модульные vs Интегрированные
Модульные ERP состоят из отдельных блоков или модулей (бухгалтерский учет, CRM, HRM и т. д.), которые можно выбирать по необходимости. Интегрированные же системы представляют собой единую платформу со всем необходимым функционалом, так называемое коробочное решение.
Выбор ERP-системы — это значимый шаг, при котором следует провести тщательное сравнение ERP, оценив, как тип системы (отечественная или зарубежная), так и ее соответствие конкретным нуждам медицинской организации.
Преимущества и недостатки ERP
Внедрение интегрированных информационных систем ERP в медицине открывает новые горизонты для управления ресурсами частной медицинской компании. Однако, несмотря на обширные возможности оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности работы персонала, внедрение и использование ERP-систем имеет свой спектр уязвимостей и рисков, которые стоит учесть в такой чувствительной к деталям среде как оказание медицинских услуг.
Преимущества ERP
- Централизация данных позволяет унифицировать информацию о пациентах и ресурсах клиники.
- Автоматизация финансовых операций способствует оптимизации учета расходов и доходов как по каждому отделу, так и по организации в целом.
- Интеграция со всеми отделениями облегчает координацию действий персонала и управление запасами лекарственных средств.
- Повышение эффективности использования ресурсов в целом (снижение простоев, нецелевых затрат и т. д.)
- Поддержка принятия управленческих решений на основе данных.
Основные недостатки ERP
В чем состоят основные недостатки ERP-систем:
- Высокая стоимость проектирования, внедрения и поддержки.
Малые и средние медицинские учреждения зачастую не имеют возможности выделить бюджет на полноценное использование ERP-систем. - Сложность адаптации.
Персоналу требуется выделить дополнительное время для освоения функционала, что отвлекает его от первостепенной задачи — помощи пациентам. - Необходимость индивидуальной настройки.
Стандартный функционал ERP может не соответствовать конкретным нуждам медучреждения без дополнительной кастомизации. - Приверженность исходной логике.
Качественное функционирование ERP возможно только если исходная глобальная (заложенная в ее проекте) логика не меняется постоянно, а является константной в течение достаточно длительного времени (не менее 3 лет).
Как правило, внедрение ERP — это стратегический проект, направленный на решение долгосрочных задач крупной клиники. В то время как для мира небольших частных клиник имеющиеся недостатки делают использование традиционных ERP-систем менее привлекательным.
Альтернатива ERP
Некоторой альтернативой для таких медицинских учреждений может являться настроенная под задачи клиники МИС (медицинская информационная система), которая включает в себя разные модули.
Функционал МИС обычно достаточен небольшой клинике для того, чтобы не только настроить управление внутренними базовыми коммуникациями между отделами и сотрудниками, а также внешними коммуникации с пациентами, но и выполнять определенную аналитику.
Медицинская информационная система может быть облачной или локальной (программное решение). МИС позволяет клинике:
- Своевременно и прозрачно взаимодействовать с пациентами — обеспечить запись на прием к врачу, вести всю документацию по пациенту в электронном виде (договоры, ИДС, медкарты, протоколы, эпикризы и т. д.)
- Предоставить врачу инструмент для корректного ведения документации (шаблоны документов, системы принятия врачебных решений, нормативная документация, клинические рекомендации).
- Обеспечивать контроль закупки и движения ТМЦ и медикаментов.
- Аккумулировать все медицинские документы по пациенту в его медицинской карте (например, результаты лабораторных и диагностических исследований, а также медицинские документы, предоставленные самим пациентом).
- Ведение сложного расписания (амбулаторные приемы, работа операционного блока, телемедицинские консультации).
- Настроить сбор базовой аналитики, благодаря которой руководители клиники могут оптимизировать ключевые бизнес-процессы.
Одним из востребованных и популярных модулей для частных клиник является модуль ЕГИСЗ. Его востребованность объясняется необходимостью клиник соблюдать лицензионные требования в части передачи медицинских документов по случаям оказания помощи пациентам в ЕГИСЗ (подсистемы РЭМД и ИЭМК) — Постановления Правительства РФ № 140 от 09.02.2022 г. и № 852 от 01.06.2021 г.
Передавать данные в ЕГИСЗ из МИС клиники возможно тремя способами.
Оптимальное решение для небольших клиник — передача данных в ЕГИСЗ посредством интеграции МИС с официальными операторами, уполномоченными Минздравом РФ передавать данные в ЕГИСЗ.
Крупнейшим оператором является ООО «ЭлНетМед» (платформа N3. Health).
В чем плюс отправки данных в ЕГИСЗ через N3. Health
Платформа позволяет медицинским учреждениям:
- Выполнять лицензионные требования (ПП РФ № 140 от 09.02.2022 г. и № 852 от 01.06.2021 г.) в части отправки медицинских документов по итогам обслуживания пациентов в ЕГИСЗ (РЭМД и ИЭМК).
- Контролировать отправку документов в ЕГИСЗ в удобном интерфейсе, в котором наглядно отображается передача каждого документа с указанием статуса валидации.
- При необходимости настроить процесс обмена данными со своими филиалами и партнерами.
- Настроить электронный архив (архивное хранение документов производится на платформе, а не на серверах клиники), что значимо сократит затраты на обслуживание бумажного архива, обеспечит безопасность электронного архива, не потребует от клиники обслуживания собственных серверов. Электронные документы хранятся на платформе N3.Health 24/7 в течение регламентированного законодательством времени (25 лет) с учетом требований безопасности по 152-ФЗ.
- Усовершенствовать взаимодействие с пациентами — благодаря передаче данных в ЕГИСЗ (РЭМД) пациент у себя личном кабинете на Госуслугах получает доступ к своим медицинским документам в электронном виде.
Чтобы подключить сервис N3.Health ИЭМК частной клинике необходимо работать в медицинской информационной системе и быть зарегистрированной в ФРМО и ФРМР. Подключиться можно прямым способом или через представителей МИС, используемой в клинике.
Позвоните нам или закажите консультацию
